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库存控制缺陷 - 润滑油制造公司的案例研究

作者（S）：

Norazira Abd Karim，（马来西亚Shah Alam，Universiti Teknologi MARA会计学院）

概要：

目的：

对于制造公司而言，库存控制和管理对于确保顺利生产和持续的销售业绩，以及防止导致客户转向竞争对手的缺货情况的出现是很重要的。本文旨在研究循环计数活动的有效性，这是管理库存的库存控制工具之一。此外，本研究还希望找出公司库存控制的实践和程序中所存在的漏洞。

设计/方法/办法：

选择马来西亚的一家润滑油制造公司作为案例研究，并使用文件分析和观察的混合方法数据收集。通过使用Treadway Commission Framework 2013赞助组织委员会作为指导进行分析和审查。

发现：

该研究发现，由于标准操作程序不完整或缺失，实践不一致可能导致库存控制问题。此外，任何职责分离和过度依赖一个人执行许多任务都将导致人为的错误。

研究局限/影响：

本文特别加强了对制造企业的库存控制和管理系统的理论认识。然而，案例研究中组织管理的频繁变化使得研究难以获得一致的信息。并非所有标准操作程序都经过修订或更新可供检查。此外，调查所需的一些报告是保密的，公司拒绝了观察和审查这些文件中的信息的请求。因此，无法对感兴趣的问题进行更深入地分析和验证。

实际影响：

该研究提供了一个指标，即需要定期频繁进行循环计数活动，以使得物理库存和记录系统能够准确。周期盘点活动还必须涉及公司中的各个相关部门，其中定期培训对于确保员工了解并理解他们对库存的责任和职能至关重要。

独创性/价值

这项研究是独创的，因为它专注于马来西亚最大的润滑油生产之一的库存控制管理，特别是在文献中主要的循环计数活动。此外，该公司允许研究访问公司中的文件和操作，这通常是很难从许多公司获得的。

关键词：

案例研究，马来西亚，欺诈，内部控制，库存管理，COSO框架

类型：案例分析

出版商：翡翠出版有限公司

引文：Norazira Abd Karim，Anuar Nawawi，Ahmad Saiful Azlin Puteh Salin，（2018）“库存控制缺陷 - 润滑剂制造公司案例研究”，金融犯罪杂志，Vol。 25问题：2，pp.436-449，https：//doi.org/10.1108/JFC-11-2016-0077

介绍

重要资产负债表项目包括资产。资产是任何组织中最重要的事情。财务报表中的资产列报可分为两类，即非流动资产和流动资产。非流动资产也称为固定资产，其价值非常高，使用寿命超过一年。但是，流动资产的使用寿命低于一年。流动资产的例子是库存，应收账款，库存现金和银行存款。与固定资产相比，流动资产更具流动性，这意味着它们可以在短期内转换为现金。因此，管理库存等当前资产项目对于确保公司的良好表现非常重要（Elsayed和Wahba，2013），因为库存构成了许多组织流动资产或权益的重要部分（Filbeck and Krueger，2005） ）。 Rajeev（2008）认为，如果在监督库存管理方面存在失败和不称职，业务将面临重大损失。此外，管理库存需要巨额投资，如大型仓库。错误的投资决策将使公司陷入亏损的边缘。此外，对库存管理的投资不是日常开支。并且，所产生的支出长期保持固定（Dennis和Meredith，2000）。

不幸的是，组织中存在许多库存管理问题，特别是对于制造类型的公司。例如，Albrecht等（2011）表明，库存中的错报一直是企业的常见问题，降低了公司的利润数字。根据毕马威会计师事务所（2009年）的数据，盗窃存货是马来西亚公司发生的第二大欺诈类别，占31％，仅次于现金盗窃，占总体欺诈类型的39％。普华永道会计师事务所（普华永道马来西亚，2016年）进行的另一项调查发现，资产错配是报告的最高的经济犯罪率，为57％，而采购欺诈则为17％。根据调查的受访者，大部分资产错配都是通过虚假发票和直接盗窃来完成的。受访者还补充说，库存和供应链特别容易被转售或作为废料出售。

无法有效管理库存也会给公司带来问题，例如生产力下降，不需要的物品制造错误，客户承诺水平下降，库存处理成本累积，道德警惕，挫折和太多重大不必要的成本到公司（Rajeev，2008）。因此，许多公司已开始关注提高库存管理内部控制系统的有效性。 Siali等人（2013）提出，例如，建议公司需要安装基于计算机的软件系统来控制库存水平，这些系统将与供应链管理集成。

但是，许多公司只强调库存、安全库存、库存成本和交货时间的最佳水平。大多数公司缺乏对标准操作程序和循环计数活动的关注。这些活动很重要，因为它们能够防止由于浪费，瓶颈以及许多其他可能降低公司盈利能力的非增值活动而导致的成本增加。例如，库存过时成本和库存成本是需要监控和控制的主要成本。购买易腐烂原材料的时机不佳将导致公司因过时和产品损坏而损失巨额资金。 Owoeye等（2014年）同意购买和持有库存的成本可占产品或服务总成本的60％至80％。

此外，还有许多情况下，工作人员不想负责，但指责他人的库存成本过高且无法控制。如果标准操作过程不完整或不存在，则会发生这种情况。因此，需要采取若干行动，以避免工作人员和部门之间因产生的费用或可能导致客户流失的库存管理不良问题而受到指责。

基于此，探索和研究公司库存管理和控制的弱点是很有意思的。没有太多研究进行来检查库存中分散的组件的库存管理（Chapkun等，2009）。实证研究表明，良好的库存管理能够塑造公司的业绩（Koumanakos，2008; Cheung et al。，2004; Shin et al。，2015; Mittal et al。，2014），因为所有相关的成本与库存有关如存储成本，保险成本，订购成本，过时库存和其他相关成本将达到最少（Samad等，2006）。

这项研究的目的是双重的。首先，本研究旨在研究循环计数活动的有效性，其次，查找公司库存管理的实践和程序中的任何漏洞。具体而言，本研究旨在回答以下研究问题：

第一：公司库存控制和管理中采用的循环计数活动的效果如何？

第二：公司库存控制和管理的实践和程序有哪些缺点？

一家在马来西亚参与制造和分销润滑油的公司被选为该研究的案例研究。本研究涵盖供应链部门的整体情况，包括负责管理和接收原材料、将成品从生产转移到仓库，并将成品供应给客户。它包括该部门和公司使用的标准操作程序，并分析了2008年至2012年的库存损失趋势。

本研究将对多个方面做出贡献。首先，本研究的结果可以帮助公司适当地重新设计需要完成的流程和程序，以提高库存管理的效率和有效性，从而提高公司的绩效。其次，本研究还将帮助被选择作为案例研究的公司员工，获取更多信息和数据，以改善标准操作程序。由于人力资源有限，以前无法获得所需信息。最后，这项研究将增加关于库存控制系统中存在的问题和可能的解决方案的文献，特别是在制造业公司中使用案例研究方法并在开发中运作的研究国家像马来西亚。此外，本研究还使用COSO内部控制 - 综合框架2013作为其分析的基础。因此，本文将加强对于制造企业应用的库存控制和管理系统的理论认识。

下一部分是文献综述，其次是研究方法。接下来给出了发现和讨论。最后一节包含结论、研究的意义和局限性。

库存管理的内部控制

特雷德韦委员会赞助组织委员会（COSO）将内部控制描述为组织制定的政策和程序，旨在管理风险并合理保证公司能够实现其预定目标并维持公司业绩。要取得成功，这个过程必须具有包容性，而不是排他性，这意味着组织中的所有人员，无论其级别和职位如何，都必须参与并负责内部控制（COSO，2013）。

有许多研究人员提供有关内部控制益处的实证研究结果。有效和高效的内部控制将促进和鼓励组织的员工负责管理资源管理（Asare，2009），通过减少瓶颈和非增值活动促进有效运营（Feng et al，2014），防止人员参与冒险的决策和行为（Jin et al，2013），保持平稳并提高现金流可预测性（Altamuro和Beatty，2010）并确保遵守法律、准则、规则和法规。

此外，除了提供可靠的系统外，内部控制还可以通过适当保护资产，实现预算目标，禁止和打击内部和外部个人犯下的错误和欺诈行为，从而使得组织受益（Allen et al，2013）。此外，浪费可以减少到最低水平，并且可以可靠，准确，快速地获得信息，以便做出精确的决策（Allen和Tommasi，2001）。

相反，内部控制的弱点将给公司带来许多问题。不良的内部控制将为欺诈和舞弊活动提供机会（Skaife等，2013; Omar等，2016; Zakaria等，2016），导致销售额减少（Su et al，2014），与不遵守规则和规定（Rahim等，2017），损害未来财务和经营业绩（Weiss，2014），与更高的私人控制权益相关联（Gong et al，2013），减少市场该公司的价值（Hu et al，2013）导致报告质量低（Ghosh和Lee，2013），受到消极的资本市场反应（Nishizaki et al，2014）并成为欺诈的标志（Simser，2014） 。

公司在管理库存时可以实施许多内部控制示例。这些包括维护每个项目的目录或文档，使用条形码和射频识别标签跟踪库存变动（Talavera等，2015），安装企业资源规划技术，立即提醒管理人员可能造成成本超支（Suhaimi等， 2016）这可能由库存、每个项目的正确编号、维护最新库存记录、定期审核材料和定期执行周期盘点活动引起。本研究将重点关注循环计数活动。

周期盘点或库存盘点活动通常在财务报表的年末进行。周期盘点活动可以是监控库存和控制库存的有效方法之一。它可以防止可能导致损失的不准确的库存记录（Chuang和Oliva，2015）。周期计数可以每月，每季度或每年进行。这取决于公司本身的政策。循环计数是计算物理库存并将数量与系统中的记录进行比较的过程。库存计数越频繁，系统中库存量就越准确。一些公司按月计算周期数，一些公司按季度计算，一些按年计算。

循环计数过程取决于某些标准。第一种是库存类型。库存可分为产成品，包装材料或原材料以及在产品。第二，库存量。负责人需要确定要计算的库存总量，以便分配相关人员。除此之外，他们还需要确定要计数的项目的测量单位，无论是公斤、公吨、升、瓶还是其他测量。然后是仓库和地点的数量。这些标准对于帮助公司分配涉及的员工数量以及可能花费在库存位置的时间，和获得第三方（如果有）的批准，从而在循环计数活动中做好准备是非常重要的。如果位置在外面或在其他州，则需要预约，并且将提交工作人员差旅费的请求。五、涉及的员工人数。为了确保循环计数过程顺利进行，足够的人力非常重要。最后，是截止日期。截止日期将涉及与库存相关的每个部门。每个部门必须遵循截止日期，以确保在对帐期间没有巨大差异，并且用于系统和物理之间比较的数据是准确的。

循环计数活动的过程不仅包括工作人员进行的实际计数，还将继续对任何差异进行核对。管理库存的工作人员将进行对账。所有对账必须由部门主管自行核实和批准，并在周期盘点活动后一周内提交给财务部门进行调整。调整报告必须获得标准操作程序（SOP）中规定的批准，具体取决于批准的范围。例如，以本研究中选择作为案例的公司为例，如果调整的价值为RM100 000或更低，则可由总经理批准。从RM100,000到RM500,000的调整值需要得到执行董事的批准。最后，超过50万令吉的调整价值需要得到审计委员会的批准。基本上，公司之间的批准限制是不同的。获得批准后，将对系统进行调整，以确保物理项目与系统相同。

库存管理的好处

Ballard（1996）将库存分为三大类，即原材料、在产品和产成品。原材料是组织购买的商品、材料等组件。在产品中的产品是部分完成的项目。它也被称为半成品，在未来的制造或改造中具有潜在的进一步增值价值。最后，产成品是准备在市场上销售的成品。

Rajeev（2008）声称，库存管理的有效性能够影响稳固的公司财务业绩，并为公司在业务中的生存创造竞争优势。这是因为管理库存所采取的任何方法和努力都将直接影响公司的营运资金、生产以及最终的客户服务和销售。高效的库存管理可以帮助公司顺利处理库存事务（Siali等，2013）。因此，通过顺畅的管理和运营，公司能够缩短库存提前期，并随后提高商誉和竞争优势，同时获得客户的信赖和忠诚度（Wallin等，2006）。相反，库存管理失败可能导致库存损失增加、货物交付失败，并可能导致生产停工和其他不利于公司业绩的影响。

所有这些事件都会增加运营成本，从而降低组织的利润。在润滑剂类型的公司中库存管理的有效性非常重要，并且必须具有完整的标准操作程序以确保有效性。同时，员工需要遵循公司提供的标准操作程序。

库存管理系统的有效性示例包括在供应短缺期间保持足够的原材料库存，预测准确的价格，确保向生产部门持续供应原材料，促进不间断生产，最大限度地降低运输成本和时间，确保成品可以交付给客户以履行订单，顺利销售运营，从而实现高效的客户服务，最大限度地减少库存投资，在最佳水平上进行适当控制，并保护库存免受劣化、磨损、破坏，过时，未经授权的使用和欺诈。为了有效，供应链管理部门必须有适当的计

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资料编号：[2956]